การสื่อสารในทีมเป็นสิ่งที่พวกเราต้องการ ให้เกิดการทำงาน และสามารถส่งสารไปในทิศทางเดียวกัน การสื่อสารอย่างหนึ่งที่ดีที่สุดในองค์กร นั้นคือการจัดประชุมให้มีประสิทธิภาพ การประชุมในแต่ละครั้งนั้นมีต้นทุนสูงมาก หลายคนอาจจะสงสัยว่าต้นทุนอะไร เราจัดประชุมในออฟฟิศ ไม่ได้เดินทางไปไหน อย่างมากก็มีค่าใช้จ่าย ค่าแอร์ อุปกรณ์ หรือค่าของว่างนิดหน่อยเท่านั้น แต่เรามักจะลืมคิดไปว่าต้นทุนเวลาของคนแต่ละคนที่ต้องเข้าร่วมประชุม นั้นสูงเหลือเกิน ลองถ้ามากันสายสักสิบนาที จะทำให้คนที่เข้าร่วม เสียเวลาไปร่วม 10 นาที ถ้ามีคนประชุม 10 คนเสียเวลา คนละ 10 นาที เท่ากับเราเสียเวลารวมกันไป 100 นาที แล้วค่าตัวรายนาทีของแต่ละคนเท่าไหร่ เป็นต้นทุนแอบแฝงที่สูงมากๆ วันนี้ทางหนุนนำ นำวิธีในการบริหารการประชุม ให้ได้ประสิทธิภาพ มาเล่าให้ฟังว่าจะทำอย่างไรให้รีดพลังในการประชุมให้คุ้มค่าที่สุด มาเริ่มกันเลยครับ
1. ตัดสินใจกันก่อนว่า ควรจะประชุมหรือไม่?
เราต้องตั้งหลักให้ถูกต้องกันก่อน เพราะการประชุมมันแพง ดังนั้น เราจำเป็นต้องประชุมหรือไม่ ควรเป็นคำถามแรกที่ควรจะถามกัน การประชุมบางประเภทอย่างการแจ้งให้ทราบนั้น เราสามารถใช้วิธีที่ง่ายกว่าเช่น อีเมล์หรือทำเป็นวีดีโอและส่งไปเพื่อแจ้งข่าวสารที่สำคัญในบริษัท หรือเราสามารถ ใช้เทคโนโลยีบางอย่างเข้ามาช่วยได้หรือไม่
2. แจ้งหัวข้อประชุมให้ชัด แจ้งก่อนล่วงหน้า
การประชุมที่กำหนดหัวข้อประชุมและมีการเตรียมรายละเอียด หรือให้ผู้เข้าร่วมได้รู้ตัว ทราบรายละเอียดมาก่อน จะทำให้การประชุมเดินหน้าไปด้วยความรวดเร็ว และตรงต่อเวลา เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุม ได้อ่านรายละเอียดเบื้องต้นมาแล้ว และทุกคนจะได้ นำแนวคิดเพื่อถกกันเรื่องผลลัพธ์และรายละเอียดได้เลย ผู้ดำเนินการประชุม ควรจะเตรียมตัวมาก่อน และควรระบุว่าประชุมครั้งนี้ นั้นเป็นการประชุมประเภทไหน แจ้งให้ทราบ หรือ หาไอเดียใหม่ หรือ ถกกันปัญหาที่เจอ หรือ ประชุมเพื่อกำหนดกลยุทธ์ การประชุมแต่ละประเภทนั้น มีกระบวนการแตกต่างกันครับ อย่างถ้าประชุมหาไอเดียใหม่ ก็จะมีวิธีการนำเสนอไอเดียโดยเน้นที่ปริมาณ โดยไม่มีการขัดความคิดกัน ถ้าเรารู้ก่อนจะได้เตรียมตัวกันถูก
3. นัดเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
ข้อนี้สำคัญครับ พวกเรามักจะเชิญทุกคนเข้าร่วมประชุม คิดว่าทุกประชุมนั้นสำคัญทั้งหมด บางครั้งผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องก็ถูกเชิญเข้าไปด้วย แบบเน้นพวกมากมักจะอุ่นใจกว่า บางที่ยกโขยงมาเกือบทั้งแผนก เสียดายเวลาครับ บางคนต้องนำงานเข้ามาทำในห้องประชุมด้วย เนื่องจากตัวเองไม่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้นเลย
เจฟฟ์ เบโซส์ CEO และเจ้าของ Amazon บริษัทออนไลน์ชื่อดัง เคยไล่พนักงานของเขาที่ไม่เกี่ยวข้องออกจากห้องประชุมด้วย เขาบอกว่าการประชุมที่จะมีประสิทธิภาพสูงสุด แต่ละครั้ง ต้องมีจำนวนคนเข้าประชุมไม่เกิน พิซซ่า 1 ถาด หรือประมาณกลุ่มเล็กสัก 7-8 คนก็พอ เอาเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าประชุมเถิดครับ
4. กำหนดช่วงเวลาเริ่มและสิ้นสุดประชุมให้ชัด
เราเคยประชุมกันทั้งวันมั้ยครับ รู้สึกถึงความเครียด ความเหนี่อยล้าหรือไม่ ลองมองกลับไปสิว่าทำไมเราถึงประชุมกันทั้งวัน เวลาโดยส่วนใหญ่แล้วเราใช้ไปกับการถกเถียง กันด้วยอารมณ์ ความคิดของแต่ละฝ่ายมากกว่า ถ้าเราตัดน้ำที่ไม่เกี่ยวออกทั้งหมดเราจะเหลือแต่เนื้อหลักของการประชุมเท่านั้น เราลองตั้งเวลาแล้ว ลองตั้งเป้าหมายดูว่าจะประชุมโดยใช้เวลาเท่าไร จบก็ได้ ไม่จบก็ดี แต่จะทำให้ทุกคน ให้ความสำคัญกับเวลาในการประชุม มากขึ้น จะคุยกันเฉพาะเนื้อหาหลักกันมากขึ้น ลองดูสัก 1 ชั่วโมง กำหนด กันไปเลย หรือ 45 นาที ถ้าทำได้ลองลดเวลาประชุมลงไปเรื่อยๆ
5. ดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามหัวข้อ
ข้อนี้ผู้ดำเนินการมีหน้าที่สำคัญมาก เมื่อเราแจ้ง Agenda ในที่ประชุมแล้ว เราควรแจ้งเวลาที่เราจะคุยในแต่ละหัวข้อ ยกตัวอย่าง เราสามารถแจ้งได้ว่า เราประชุมในปัญหา A กันโดยใช้เวลา 15 นาที หลังจากนั้น จะไปคุยกันใน Incident ที่กระทบ โดยใช้เวลา 20 นาที ส่วนเวลาที่เหลือ อีก 15 นาทีเราจะมาสรุปและวาง Action Plan กัน คือกำหนด ตาม Topic เลยครับ และถ้าในระหว่างประชุมมีหัวข้อแทรกเข้ามา เราสามารถ Mark หัวข้อนั้นๆเอาไว้ว่า เดี๋ยวการประชุมครั้งหน้าเราจะมาลงรายละเอียดหัวข้อที่แทรกเข้ามากัน
6. ควรจะมีผู้เขียนบทสรุปของการประชุม
การประชุมที่ดีคือผู้ร่วมประชุมทุกคน ควรจะมีกระดาษและปากกา เอาไว้ในการจด หัวข้อสำคัญ ที่เกิดจากการประชุม ผู้ดำเนินการประชุม ควรจะมอบหมายให้ ผู้ร่วมประชุมอีกท่านหนึ่งเป็นคนจดสรุป เพื่อให้เกิด Action Plan และสาระในการประชุมครั้งนี้ สำคัญที่สุด ในการประชุม ไม่ควรมีอุปกรณ์ที่ทำให้เกิด Distraction อย่างโทรศัพท์มือถือ โน็ตบุ๊ค เนื่องจากอุปกรณ์เหล่านี้ทำให้ผู้ร่วมประชุม ขาดการโฟกัสในหัวข้อที่ต้องการการตัดสินใจหรือ ความเห็นที่จำเป็นครับ
7. ควรจะเหลือเวลาสำหรับคำถามในช่วงสุดท้ายด้วย
การประชุมที่ดีคือ การประชุมที่มีคำถาม เพราะคำถามคือ ผลลัพธ์ของการสื่อสารว่าทุกคนในที่ประชุมเข้าใจตรงกันหรือไม่ เราควรจะเผื่อเวลาเล็กน้อยสำหรับคำถาม เราควรจะช่วยกันถามคำถาม ครับ วัฒนธรรมองค์กรณ์ที่ดีคือ การสร้างความมั่นใจในการนำเสนอไอเดีย ถามคำถามที่เราไม่มีข้อมูล หรือเนื้อหาไม่ชัดเจน และสามารถนำเสนอความคิดเห็นที่ขัดแย้งได้ ผู้นำประชุม ควรจะให้ความสำคัญและเผื่อเวลาสำหรับส่วนนี้ให้มากหน่อย ให้ผู้นำเสนอสามารถสื่อสารให้ชัดเจนมากขึ้น อธิบายเพิ่มเติมให้ทุกคนเข้าใจได้
8. ผู้นำประชุมควรสรุปเป็น Action Plan ทุกครั้ง
เราควรจะแจ้งผลลัพธ์ในการประชุมอีกครั้ง อาจจะเป็นเนื้อหาที่สำคัญเกี่ยวกับ Deadline หรือ เป้าหมายหลัก หรือแม้กระทั่ง Process ที่เปลี่ยนแปลงไป ผลลัพธ์เหล่านี้ เป็นข้อสรุป ที่จะดำเนินการต่อไป ต้องเป็นข้อสรุปที่ทุกคนในที่ประชุมเห็นด้วย ถ้ามีใครไม่เห็นด้วยควร ถกเถียงและหาข้อสรุปก่อนที่จะออกจากห้อง หรือนัดหมายในครั้งต่อไป เนื่องจากเราจำเป็นต้องมีข้อสรุป เป็นทิศที่ทุกคนในทีมต้องไปในทางเดียวกัน ไม่ใช่ว่าที่ประชุมสรุปทางนี้ แล้วผู้ที่ไม่เห็นด้วยในที่ประชุม ไม่ยอมดำเนินการตาม อย่างนี้ถือว่าการประชุมนั้น ขาดประสิทธิภาพ
9. เช็ค Feedback หลังการประชุม
เปิดโอกาสให้มีการประชุมครั้งต่อไปทดได้ดีขึ้น โดยขอ Feedback การประชุมที่ผ่านมา ให้ผู้ร่วมประชุมช่วยประเมิน อาจจะเป็นการ Survey หรือสอบถามโดยตรงก็ได้ครับ สอบถามถึง เรื่องเวลาการประชุม เนื้อหา การนำเสนอ และการมีส่วนร่วมของทุกคนที่เข้าร่วมประชุม เพื่อนำไปพัฒนาในครั้งต่อๆไป และเปิดโอกาสให้สมาชิกแต่ละท่าน เพิ่มทักษะในการนำประชุมได้ โดยการสลับกันเป็นผู้นำประชุมในครั้งถัดไป
10. จัดส่งข้อมูลสรุปการประชุมไปทางอีเมล์
ดำเนินจัดการส่ง ข้อมูลสรุปไปให้ทุกคน โดยเป็นภาพสรุปที่ผ่านการรีวิวมาแล้ว โดยอาจจะส่งในเช้าวันต่อไปหลังจากที่เราประชุมกันก็ได้ครับ จะทำให้ทีมเห็นภาพรวมและนำข้อมูลนั้นไปดำเนินการต่อได้ทันท่วงที หรือสามารถนำไปใช้ในการประชุมครั้งต่อไปได้
วิธีการจัดประชุมครั้งนี้จะเกิดไม่ได้เลย ถ้าผู้นำประชุม พูดอยู่เพียงฝ่ายเดียว การประชุมที่ดีควรจำเป็นให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องมีส่วนร่วมเพื่ออธิบาย และควรจะถามผู้ที่อยู่หน้างานของปัญหาหรือเนื้องานนั้น การที่หัวหน้าหรือเจ้าของนำเสนอหรือแจ้งให้ทราบ แต่เพียงฝ่ายเดียว มักจะไม่ค่อยเวิร์คครับ เรามาค่อยๆลองปรับ ลองแก้ไขการประชุมของเรากัน ทำให้ดีขึ้น ให้กระชับขึ้น ในการประชุมของเราในครั้งหน้ากันครับ
สำหรับลูกค้าของ Noonnum ถ้าจะนัดให้เราเข้าไปร่วมประชุมเพื่อทำการตลาดออนไลน์ให้ สามารถติดต่อพวกเราได้ในลิงค์นี้ ครับหรือติดต่อผ่านทาง Line : @NoonNum