มีงานอะไรบ้างที่เรามักจะทำการทุกวัน คงหนีไม่พ้นการเขียนตอบอีเมล์ หรือจัดการอินบ็อกซ์ของเรา ถึงแม้ว่าอีเมล์จะเป็นเทคโนโลยีที่มีมานานแล้วก็ตาม แต่เรายังคงจำเป็นต้องใช้อีเมล์ในการติดต่อกันอยู่ การส่งอีเมล์เป็นมาตรฐานในการติดต่อสื่อสารระหว่าง บุคคลภายนอกและภายในองค์กรของเราใครที่มีเทคนิคความสามารถในการจัดการอีเมล์ที่ดีได้ ก็จะทำให้มีเวลาเหลือในการจัดการอย่างอื่นที่สำคัญได้อีกมาก ผมนำเทคนิคการตั้งค่าบน Gmail เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานกันมาลองดูกันครับ
6 วิธีปรับแต่งเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน Gmail
เพิ่มเวลาในการยกเลิกการส่งเมล์
ตั้งค่าการตอบกลับทุกคนเป็นค่าเริ่มต้น
ใช้เครื่องหมายดาวมาช่วยจัดความเรียบร้อย
ตั้งการส่งต่อข้อความอัติโนมัติให้บุคคลอื่น
สร้างแป้นพิมพ์ลัดของตัวเอง
มอบหมายงานให้ผู้ช่วยเข้ามาจัดการอีเมล์ของเราได้
เพิ่มเวลาในการยกเลิกการส่งเมล์
หลายคนเคยเป็นเหมือนผมเวลาที่เราบังเอิญไปกดส่งอีเมล์ฉบับนั้น ทั้งที่ยังพิมพ์ไม่เสร็จหรือ ยังไม่ได้แก้ไขบางอย่าง ทำให้เกิดความผิดพลาดยิ่งเป็นอีเมล์ที่สำคัญส่งไปให้ลูกค้าด้วยแล้ว ไม่ควรที่จะผิดพลาด เราสามารถ Undo Send หรือ ยกเลิกการส่งนั้นได้ เวลาที่เราสามารถยกเลิกการส่งมีค่าเริ่มต้น (Default) ถูกตั้งไว้เพียง 5 วินาทีเท่านั้น ถ้าเรากดปุ่ม Undo Send ภายใน 5 วินาทีเราก็จะยกเลิกการส่งอีเมล์ฉบับนั้นได้ ค่อนข้างเร็ว สำหรับผมที่มักจะพิมพ์อีเมล์ผิดพลาดเสมอผมเลยเข้าไปเปลี่ยนการตั้งค่าให้เป็น 30 วินาทีแทน พอมีเวลาให้แก้ตัวได้ทัน
การตั้งเวลาของ Undo Send ได้ดังนี้
ล็อคอินไปบนระบบของGMail
ไปที่ปุ่มเฟื่อง มุมขวาบน
เลือกไปที่การตั้งค่า
ไปที่ตัวเลือกบรรทัดที่ 4 หัวข้อยกเลิกการส่ง
ให้เปลี่ยนจาก 5 วินาทีเป็น 30 วินาที
ตั้งค่าการตอบกลับทุกคนเป็นค่าเริ่มต้น
หลายต่อหลายครั้งที่เราต้องเมล์ให้กับทีมและส่งเมล์อัพเดตตอบกลับพวกเขาทั้งหมด และทุกครั้งเรามักจะลืมรวมใครบางคนเอาไว้ ในการตั้งค่าตอบกลับทุกคนทำให้ประหยัดเวลาลงได้มาก แต่ก็ต้องระวังเอาไว้ในกรณีที่จะตอบกลับเฉพาะใครบางคน ก็สามารถยกเลิกการส่งได้จากการตั้งค่าหัวข้อก่อนหน้าครับ
การตั้งค่าตอบกลับทุกคนทำได้ดังนี้
ไปที่ปุ่มเฟื่อง มุมขวาบน
เลือกการตั้งค่า
ไปที่ตัวเลือกบรรทัดที่ 5 หัวข้อค่าเริ่มต้นของลักษณะการตอบกลับ
คลิกเลือก ตอบกลับทุกคน
ใช้เครื่องหมายดาวมาช่วยจัดความเรียบร้อย
ในแต่ละวันมีเมล์จำนวนมากเข้ามาในกล่อง Inbox ของเรา สัญลักษณ์รูปดาวช่วยให้เราคัดกรองอีเมล์ที่มีความสำคัญออกจากอีเมล์ทั่วไปได้ และยังสามารถมารค์เมล์เหล่านั้นนำมาอ่านทีหลังได้ ค่าเริ่มต้นของดาวจะเป็นสีเหลืองหนึ่งดวง เราสามารถเข้าไปเซ็ตติ้ง มีตัวเลือกจำนวนดาวว่าจะใช้แบบ หนึ่งดวง สี่ดวง ทั้งหมด
เวลาเราเลือกทำสัญลักษณ์ดาวที่ข้อความนั้น เมื่อเราคลิกที่ดาวติดต่อกัน ดาวจะเปลี่ยนสีไปตามลำดับ นอกจากนี้ยังมีสัญลักษณ์พิเศษให้เราได้ทำเครื่องหมายแทนดาวด้วย เช่น เครื่องหมายคำถาม เครื่องหมายอัศเจรีย์ เครื่องหมายถูก หรือเครื่องหมายอื่นๆมีให้เลือกอีกมาก
การตั้งค่าสัญลักษณ์รูปดาวทำได้ดังนี้
ไปที่ปุ่มเฟือง มุมขวาบน
เลือกการตั้งค่า
ไปที่ตัวเลือกดาว ซึ่งอยู่ประมาณช่วงกลางของหน้าตั้งค่า ตรงค่าที่กำหนดล่วงหน้า
คลิกเลือก ทั้งหมด
ตั้งการส่งต่อข้อความอัติโนมัติให้บุคคลอื่น
เวลาเราทำงานแบบทีม ถ้าลูกค้าส่งอีเมล์มาให้เราโดยตรงและทุกครั้งเราต้องฟอร์เวิร์ด เมล์ฉบับนั้นๆให้กับเพื่อนน่วมงานบางคนหรือหัวหน้า เราสามารถตั้งการฟอร์เวิร์ดแบบอัติโนมัติได้เพื่อประหยัดเวลา และไม่ให้พลาดการติดต่อสื่อสาร หรือในกรณีที่เรามีอีเมล์ Account ที่ไว้ทำงานและเอาไว้ส่วนตัว เราสามารถตั้งค่า ฟอร์เวิร์ด เมล์สำคัญๆได้ทันที เราจะใช้ตัวกรองต่างๆ เพื่อเพิ่มเงื่อนไขในการฟอร์เวิร์ดอีเมล์ที่เราต้องการได้ ในการฟอร์เวิร์ดเมล์ไปให้ผู้รับอีกคนหนึ่ง จะต้องมีการตรวจสอบสิทธืการส่งไปถึงด้วยโดย Gmail จะส่งเมล์เพื่อยืนยันการส่งให้ผู้รับปลายทางอนุญาตให้ส่งได้เพื่อความปลอดภัยครับ
การตั้งค่าการส่งต่อข้อความทำได้ดังนี้
ไปที่ปุ่มเฟืองมุมขวาบน
เลือกการตั้งค่า
ไปที่แท็ป การส่งต่อ และ POP/IMAP
ในหัวข้อการส่งต่อ เลือก เพิ่มที่อยู่สำหรับส่งต่อ
ใส่ Email ของคนที่เราอยาก Forward เมล์ให้
ให้ผู้ที่ถูกส่งต่อยืนยันการฟอร์เวิร์ด
ถ้าต้องการส่งเมล์บางฉบับให้คนนั้น สามารถเข้าไปตั้งเงื่อนไขการกรองอีเมล์ได้ (ถ้าไม่ได้ตั้งจะเป็นการฟอร์เวิร์ดเมล์ทุกฉบับให้กลับผู้ที่ถูกส่งต่อครับ)
(Optional) การสร้างตัวกรอง สามารถกำหนดผู้ส่ง หัวข้อ หรือ ขนาดของเมล์ และอื่นได้อีกมาก
สร้างแป้นพิมพ์ลัดของตัวเอง
การใช้ปุ่มลัดช่วยให้เราทำงานได้สะดวกขึ้น ปกติกูเกิลจะมีวิธีการกดปุ่มลัดต่างๆมาให้เราเรียบร้อยแล้ว สามารถเข้าไปดูรายละเอียดได้จากลิงค์นี้ ปุ่มลัดสำหรับ Gmail ยกตัวอย่างการสั่งให้ Reply ก็ทำได้โดยกดปุ่ม “R” หรือสั่งให้ Forward กดไปที่ปุ่ม “F” จะต้องเปิดการใช้งานแป้นพิมพ์ลัดก่อนที่การตั้งค่าครับ
สำหรับใครที่ต้องการสร้างแป้นพิมพ์ลัดของตัวเองขึ้นมาก็สามารถทำได้ดังนี้
เข้าไปที่การตั้งค่า รูปเฟืองทางด้านขวา
ไปที่แท็ปขั้นสูง
จะมีให้เราเลือกเปิดการใช้งานแป้นพิมพ์ลัดที่เรากำหนดเอง
เปิดใช้งาน และเลือกบันทึกการเปลี่ยนแปลง
หลังจากที่ระบบทำการรีเฟรชแล้วในหน้าการตั้งค่าจะมีแท็ปแป้นพิมพ์ลัดเพิ่มเข้ามา
ให้เราทำการตั้งค่าแป้นพิมพ์ลัดนำไปใช้งานกัน
มอบหมายงานให้ผู้ช่วยเข้ามาจัดการอีเมล์ของเราได้
กรณีที่ในแต่ละวันเรายุ่งมากเหลือเกิน ไม่มีเวลาจัดการอีเมล์ที่อยู๋ตรงหน้า เราสามารถจ้างผู้ช่วยหรือ โอนงานการเช็คอีเมล์ ให้กับผู้ช่วยของเราได้ ทั้งนี้เราไม่จำเป็นต้องให้ ล็อคอินพาสเวริ์ดเพื่อเข้าสู่แอคเคาท์ส่วนตัวของเราไป เราสามารถเข้าไปกำหนดค่าและอนุญาตให้สิทธิ์ผู้ช่วย ให้สามารถเข้าถึงอินบ็อกซ์ของเราได้ ทั้งนี้ผู้ช่วยจะมีสิทธ์เข้าไปอ่าน ลบ และส่งอีเมล์ในนามของเรา แต่จะไม่สามารถแก้ไขการตั้งค่าบัญชีและรหัสผ่านของเราครับ
สามารถตั้งค่าได้ดังนี้
ไปที่สัญลักษณ์รูปเฟือง
ไปที่แท็ปบัญชีและการนำออก
ไปที่หัวข้อให้สิทธ์ในการเข้าถึงข้อมูล(หัวข้อที่สองนับจากบรรทัดล่างสุด)
เลือกเพิ่มบัญชีอื่น
ใส่ Email Account ของผู้ช่วยและให้ทางผู้ช่วยยืนยันรับสิทธิ์การเข้าถึง Inbox ของคุณ
เป็นอย่างไรบ้างครับ กับเทคนิคการตั้งค่าทั้ง 6 วิธี จะส่งผลให้การทำงานโดยเฉพาะการจัดการอีเมล์ที่เราต้องทำในแต่ละวัน มีประสิทธิภาพมากขึ้น เทคนิคพิเศษเฉพาะที่ผมมักจะใช้กับการจัดการอีเมล์คือ ผมจะกำหนดเวลาช่วงหนึ่งของวันเพื่อจัดการอีเมล์โดยเฉพาะ เนื่องจากการเช็คอีเมล์ตลอดทั้งวัน จะทำให้เราโฟกัสกับงานที่สำคัญได้น้อยลงครับ เลือกเวลาสัก 30 นาทีหรือ 1 ชั่วโมงต่อวันมาจัดการเขียน ตอบอีเมล์เหล่านี้ ถ้าทำไม่ได้ แนะนำให้หาผู้ช่วยมาจัดการครับ และเอาเวลาที่มีค่ามาทำงานที่สำคัญในแต่ละวันแทน
หนุนนำเราเป็น ผู้ช่วย และที่ปรึกษาด้านออนไลน์ เรามีบริการทางดิจิตอลมาร์เก็ตติ้ง หลากหลาย ตั้งแต่การสร้างเว็บไซต์ สร้างเพจธุรกิจ ทำการตลาดและจัดการโซเชียลมิเดีย สร้างสื่อวีดีโอดิจิตอล เพลงดนตรีประกอบมีเดียต่างๆ ทำโลโก้ ทำกราฟฟิค และมีบริการจัดฝึกอบรม เพิ่มความสามารถให้กับพนักงาน
สามารถติดต่อ Noonnum ได้ที่ลิงค์นี้ หรือติดต่อเราผ่านทาง Line OA นะครับที่ @noonnum