• Num | Sahathust

6 วิธีปรับแต่งเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน Gmail

มีงานอะไรบ้างที่เรามักจะทำการทุกวัน คงหนีไม่พ้นการเขียนตอบอีเมล์ หรือจัดการอินบ็อกซ์ของเรา ถึงแม้ว่าอีเมล์จะเป็นเทคโนโลยีที่มีมานานแล้วก็ตาม แต่เรายังคงจำเป็นต้องใช้อีเมล์ในการติดต่อกันอยู่ การส่งอีเมล์เป็นมาตรฐานในการติดต่อสื่อสารระหว่าง บุคคลภายนอกและภายในองค์กรของเราใครที่มีเทคนิคความสามารถในการจัดการอีเมล์ที่ดีได้ ก็จะทำให้มีเวลาเหลือในการจัดการอย่างอื่นที่สำคัญได้อีกมาก ผมนำเทคนิคการตั้งค่าบน Gmail เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานกันมาลองดูกันครับ

6 วิธีปรับแต่งเพิ่มประสิทธิภาพให้Gmail | Noonnum.com

6 วิธีปรับแต่งเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน Gmail

  • เพิ่มเวลาในการยกเลิกการส่งเมล์

  • ตั้งค่าการตอบกลับทุกคนเป็นค่าเริ่มต้น

  • ใช้เครื่องหมายดาวมาช่วยจัดความเรียบร้อย

  • ตั้งการส่งต่อข้อความอัติโนมัติให้บุคคลอื่น

  • สร้างแป้นพิมพ์ลัดของตัวเอง

  • มอบหมายงานให้ผู้ช่วยเข้ามาจัดการอีเมล์ของเราได้

เพิ่มเวลาในการยกเลิกการส่งเมล์

หลายคนเคยเป็นเหมือนผมเวลาที่เราบังเอิญไปกดส่งอีเมล์ฉบับนั้น ทั้งที่ยังพิมพ์ไม่เสร็จหรือ ยังไม่ได้แก้ไขบางอย่าง ทำให้เกิดความผิดพลาดยิ่งเป็นอีเมล์ที่สำคัญส่งไปให้ลูกค้าด้วยแล้ว ไม่ควรที่จะผิดพลาด เราสามารถ Undo Send หรือ ยกเลิกการส่งนั้นได้ เวลาที่เราสามารถยกเลิกการส่งมีค่าเริ่มต้น (Default) ถูกตั้งไว้เพียง 5 วินาทีเท่านั้น ถ้าเรากดปุ่ม Undo Send ภายใน 5 วินาทีเราก็จะยกเลิกการส่งอีเมล์ฉบับนั้นได้ ค่อนข้างเร็ว สำหรับผมที่มักจะพิมพ์อีเมล์ผิดพลาดเสมอผมเลยเข้าไปเปลี่ยนการตั้งค่าให้เป็น 30 วินาทีแทน พอมีเวลาให้แก้ตัวได้ทัน


การตั้งเวลาของ Undo Send ได้ดังนี้

  1. ล็อคอินไปบนระบบของGMail

  2. ไปที่ปุ่มเฟื่อง มุมขวาบน

  3. เลือกไปที่การตั้งค่า

  4. ไปที่ตัวเลือกบรรทัดที่ 4 หัวข้อยกเลิกการส่ง

  5. ให้เปลี่ยนจาก 5 วินาทีเป็น 30 วินาที

การตั้งค่าเวลาในการยกเลิกส่งบน Gmail | Noonnum.com | การตลาดออนไลน์
การตั้งค่ายกเลิกการส่งบน Gmail




ตั้งค่าการตอบกลับทุกคนเป็นค่าเริ่มต้น

หลายต่อหลายครั้งที่เราต้องเมล์ให้กับทีมและส่งเมล์อัพเดตตอบกลับพวกเขาทั้งหมด และทุกครั้งเรามักจะลืมรวมใครบางคนเอาไว้ ในการตั้งค่าตอบกลับทุกคนทำให้ประหยัดเวลาลงได้มาก แต่ก็ต้องระวังเอาไว้ในกรณีที่จะตอบกลับเฉพาะใครบางคน ก็สามารถยกเลิกการส่งได้จากการตั้งค่าหัวข้อก่อนหน้าครับ

การตั้งค่าตอบกลับทุกคนทำได้ดังนี้

  1. ไปที่ปุ่มเฟื่อง มุมขวาบน

  2. เลือกการตั้งค่า

  3. ไปที่ตัวเลือกบรรทัดที่ 5 หัวข้อค่าเริ่มต้นของลักษณะการตอบกลับ

  4. คลิกเลือก ตอบกลับทุกคน


การตั้งค่าตอบกลับทุกคนบนGmail | Noonnum.com | การตลาดออนไลน์
การตั้งค่าตอบกลับทุกคนบน Gmail

ใช้เครื่องหมายดาวมาช่วยจัดความเรียบร้อย

ในแต่ละวันมีเมล์จำนวนมากเข้ามาในกล่อง Inbox ของเรา สัญลักษณ์รูปดาวช่วยให้เราคัดกรองอีเมล์ที่มีความสำคัญออกจากอีเมล์ทั่วไปได้ และยังสามารถมารค์เมล์เหล่านั้นนำมาอ่านทีหลังได้ ค่าเริ่มต้นของดาวจะเป็นสีเหลืองหนึ่งดวง เราสามารถเข้าไปเซ็ตติ้ง มีตัวเลือกจำนวนดาวว่าจะใช้แบบ หนึ่งดวง สี่ดวง ทั้งหมด


เวลาเราเลือกทำสัญลักษณ์ดาวที่ข้อความนั้น เมื่อเราคลิกที่ดาวติดต่อกัน ดาวจะเปลี่ยนสีไปตามลำดับ นอกจากนี้ยังมีสัญลักษณ์พิเศษให้เราได้ทำเครื่องหมายแทนดาวด้วย เช่น เครื่องหมายคำถาม เครื่องหมายอัศเจรีย์ เครื่องหมายถูก หรือเครื่องหมายอื่นๆมีให้เลือกอีกมาก


การตั้งค่าสัญลักษณ์รูปดาวทำได้ดังนี้

  1. ไปที่ปุ่มเฟือง มุมขวาบน

  2. เลือกการตั้งค่า

  3. ไปที่ตัวเลือกดาว ซึ่งอยู่ประมาณช่วงกลางของหน้าตั้งค่า ตรงค่าที่กำหนดล่วงหน้า

  4. คลิกเลือก ทั้งหมด


การตั้งค่าการใช้งานสัญลักษณ์รูปดาวบน Gmail | Noonnum.com | การตลาดออนไลน์
สัญลักษณ์รูปดาวช่วยในการจัดการบน Gmail

ตั้งการส่งต่อข้อความอัติโนมัติให้บุคคลอื่น

เวลาเราทำงานแบบทีม ถ้าลูกค้าส่งอีเมล์มาให้เราโดยตรงและทุกครั้งเราต้องฟอร์เวิร์ด เมล์ฉบับนั้นๆให้กับเพื่อนน่วมงานบางคนหรือหัวหน้า เราสามารถตั้งการฟอร์เวิร์ดแบบอัติโนมัติได้เพื่อประหยัดเวลา และไม่ให้พลาดการติดต่อสื่อสาร หรือในกรณีที่เรามีอีเมล์ Account ที่ไว้ทำงานและเอาไว้ส่วนตัว เราสามารถตั้งค่า ฟอร์เวิร์ด เมล์สำคัญๆได้ทันที เราจะใช้ตัวกรองต่างๆ เพื่อเพิ่มเงื่อนไขในการฟอร์เวิร์ดอีเมล์ที่เราต้องการได้ ในการฟอร์เวิร์ดเมล์ไปให้ผู้รับอีกคนหนึ่ง จะต้องมีการตรวจสอบสิทธืการส่งไปถึงด้วยโดย Gmail จะส่งเมล์เพื่อยืนยันการส่งให้ผู้รับปลายทางอนุญาตให้ส่งได้เพื่อความปลอดภัยครับ


การตั้งค่าการส่งต่อข้อความทำได้ดังนี้

  1. ไปที่ปุ่มเฟืองมุมขวาบน

  2. เลือกการตั้งค่า

  3. ไปที่แท็ป การส่งต่อ และ POP/IMAP

  4. ในหัวข้อการส่งต่อ เลือก เพิ่มที่อยู่สำหรับส่งต่อ

  5. ใส่ Email ของคนที่เราอยาก Forward เมล์ให้

  6. ให้ผู้ที่ถูกส่งต่อยืนยันการฟอร์เวิร์ด

  7. ถ้าต้องการส่งเมล์บางฉบับให้คนนั้น สามารถเข้าไปตั้งเงื่อนไขการกรองอีเมล์ได้ (ถ้าไม่ได้ตั้งจะเป็นการฟอร์เวิร์ดเมล์ทุกฉบับให้กลับผู้ที่ถูกส่งต่อครับ)

  8. (Optional) การสร้างตัวกรอง สามารถกำหนดผู้ส่ง หัวข้อ หรือ ขนาดของเมล์ และอื่นได้อีกมาก

การตั้งค่าการฟอร์เวิร์ดเมล์แบบอัติโนมัติให้กับบุคคลอื่นบน Gmail | Noonnum.com | การตลาดออนไลน์
เราสามารถเพิ่มผู้รับในการฟอร์เวิร์ดเมล์ต่อได้บน Gmail

สร้างแป้นพิมพ์ลัดของตัวเอง

การใช้ปุ่มลัดช่วยให้เราทำงานได้สะดวกขึ้น ปกติกูเกิลจะมีวิธีการกดปุ่มลัดต่างๆมาให้เราเรียบร้อยแล้ว สามารถเข้าไปดูรายละเอียดได้จากลิงค์นี้ ปุ่มลัดสำหรับ Gmail ยกตัวอย่างการสั่งให้ Reply ก็ทำได้โดยกดปุ่ม “R” หรือสั่งให้ Forward กดไปที่ปุ่ม “F” จะต้องเปิดการใช้งานแป้นพิมพ์ลัดก่อนที่การตั้งค่าครับ

สำหรับใครที่ต้องการสร้างแป้นพิมพ์ลัดของตัวเองขึ้นมาก็สามารถทำได้ดังนี้

  1. เข้าไปที่การตั้งค่า รูปเฟืองทางด้านขวา

  2. ไปที่แท็ปขั้นสูง

  3. จะมีให้เราเลือกเปิดการใช้งานแป้นพิมพ์ลัดที่เรากำหนดเอง

  4. เปิดใช้งาน และเลือกบันทึกการเปลี่ยนแปลง

  5. หลังจากที่ระบบทำการรีเฟรชแล้วในหน้าการตั้งค่าจะมีแท็ปแป้นพิมพ์ลัดเพิ่มเข้ามา

  6. ให้เราทำการตั้งค่าแป้นพิมพ์ลัดนำไปใช้งานกัน


การตั้งค่าการใช้งานแผ้นพิมพ์ลัดบนGmail | Noonnum.com | การตลาดออนไลน์
สร้างแป้นพิมพ์ลัดต้องเปิดการใช้งานก่อนบน Gmail

มอบหมายงานให้ผู้ช่วยเข้ามาจัดการอีเมล์ของเราได้

กรณีที่ในแต่ละวันเรายุ่งมากเหลือเกิน ไม่มีเวลาจัดการอีเมล์ที่อยู๋ตรงหน้า เราสามารถจ้างผู้ช่วยหรือ โอนงานการเช็คอีเมล์ ให้กับผู้ช่วยของเราได้ ทั้งนี้เราไม่จำเป็นต้องให้ ล็อคอินพาสเวริ์ดเพื่อเข้าสู่แอคเคาท์ส่วนตัวของเราไป เราสามารถเข้าไปกำหนดค่าและอนุญาตให้สิทธิ์ผู้ช่วย ให้สามารถเข้าถึงอินบ็อกซ์ของเราได้ ทั้งนี้ผู้ช่วยจะมีสิทธ์เข้าไปอ่าน ลบ และส่งอีเมล์ในนามของเรา แต่จะไม่สามารถแก้ไขการตั้งค่าบัญชีและรหัสผ่านของเราครับ


สามารถตั้งค่าได้ดังนี้

  1. ไปที่สัญลักษณ์รูปเฟือง

  2. ไปที่แท็ปบัญชีและการนำออก

  3. ไปที่หัวข้อให้สิทธ์ในการเข้าถึงข้อมูล(หัวข้อที่สองนับจากบรรทัดล่างสุด)

  4. เลือกเพิ่มบัญชีอื่น

  5. ใส่ Email Account ของผู้ช่วยและให้ทางผู้ช่วยยืนยันรับสิทธิ์การเข้าถึง Inbox ของคุณ


การตั้งค่าให้ผู้ช่วยสามารถเข้าไป อ่าน เขียน ตอบกลับอีเมล์แทนเราได้บน Gmail | Noonnum.com | การตลาดออนไลน์
สามารถเพิ่มบัญชีผู้ช่วยให้สิทธ์เข้าไป อ่าน เขียนอีเมล์แทนเรา


เป็นอย่างไรบ้างครับ กับเทคนิคการตั้งค่าทั้ง 6 วิธี จะส่งผลให้การทำงานโดยเฉพาะการจัดการอีเมล์ที่เราต้องทำในแต่ละวัน มีประสิทธิภาพมากขึ้น เทคนิคพิเศษเฉพาะที่ผมมักจะใช้กับการจัดการอีเมล์คือ ผมจะกำหนดเวลาช่วงหนึ่งของวันเพื่อจัดการอีเมล์โดยเฉพาะ เนื่องจากการเช็คอีเมล์ตลอดทั้งวัน จะทำให้เราโฟกัสกับงานที่สำคัญได้น้อยลงครับ เลือกเวลาสัก 30 นาทีหรือ 1 ชั่วโมงต่อวันมาจัดการเขียน ตอบอีเมล์เหล่านี้ ถ้าทำไม่ได้ แนะนำให้หาผู้ช่วยมาจัดการครับ และเอาเวลาที่มีค่ามาทำงานที่สำคัญในแต่ละวันแทน


หนุนนำเราเป็น ผู้ช่วย และที่ปรึกษาด้านออนไลน์ เรามีบริการทางดิจิตอลมาร์เก็ตติ้ง หลากหลาย ตั้งแต่การสร้างเว็บไซต์ สร้างเพจธุรกิจ ทำการตลาดและจัดการโซเชียลมิเดีย สร้างสื่อวีดีโอดิจิตอล เพลงดนตรีประกอบมีเดียต่างๆ ทำโลโก้ ทำกราฟฟิค และมีบริการจัดฝึกอบรม เพิ่มความสามารถให้กับพนักงาน

สามารถติดต่อ Noonnum ได้ที่ลิงค์นี้ หรือติดต่อเราผ่านทาง Line OA นะครับที่ @noonnum

188 views0 comments