เวลาเป็นสิ่งสำคัญในชีวิต ในอดีตการจัดระเบียบเวลาในแต่ละวัน เรามักจะใช้ปฏิทินรายเดือนรายสัปดาห์เป็นเครื่องมือช่วยบอกกิจกรรม หรือสิ่งที่จะทำ ในปัจจุบันเทคโนโลยีการจัดการเวลา เข้ามามีบทบาทให้เราจัดการชีวิตได้อย่างง่ายขึ้น เครื่องมือจัดการเวลา ตั้งตารางนัดหมายที่ดีที่สุดตอนนี้ คงหนีไม่พ้น Google Calendar แอพพลิเคชั่นจัดตารางชีวิตที่ใช้งานได้ฟรี และมีฟีเจอร์ที่จำเป็น และมีประโยชน์มากๆ ในการจัดการชีวิตให้เข้าที่ครับ
Goole Calendar คือ โปรแกรมฟรีสำหรับจัดตารางระบบปฏิทิน ของบริษัทกูเกิลเปิดตัวครั้งแรกในปี 2006 เป็นโปรแกรมที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างตารางการนัดหมายออนไลน์ (Event) ตั้งข้อความเตือน (Reminder) และตั้งเป้าหมาย(Goal) ในการจัดการชีวิตได้ เป็นโปรแกรมในรูปแบบ Web Application ที่สามารถใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ผ่านเว็บบราวเซอร์ในปัจุบันต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Google Chrome,Firefox หรือ Safari สามารถใช้งานผ่านแอพพลิเคชั่นมือถือทั้ง iOS และ Android ได้โดยตรง ผู้ใช้งานจะใช้งานผ่านกูเกิลแอคเคาท์ที่เปิดให้บริการโดยไม่มีค่าใช้จ่าย
เราสามารถตั้งค่าการแชร์ Google Calendar ให้คนในครอบครัวผ่านการตั้งค่าบนระบบ Google Family ( ได้ถึง5คน) ข้อดีคือ คนในครอบครัวหรือสมาชิกของเราจะได้จัดตารางเวลาซึ่งกันและกัน ทำให้สามารถนัดหมายและแจ้งเตือนกันได้ เช่น นัดหมายกันทานข้าว หรือ เดินทางท่องเที่ยว ก็ทำให้ไม่พลาดเหตการณ์สำคัญในครอบครัว
สำหรับองค์กรที่จะนำ Google Calendar ไปใช้ในการตรวจสอบตารางว่างของทีมงาน หรือคนในองค์กร เพื่อจัดการประชุม ก็สามารถใช้งานบนเวอร์ชั่นของ G-Suite และข้อดีคือสามารถตั้งระบบการจองห้องประชุมจริง ในการนัดหมายได้ด้วย เครื่องมือของ G-Suite ยังมีโปรแกรม Google Meet สำหรับการจัดประชุมออนไลน์ โดยสามารถสร้างตารางนัดหมายกับทีมงานได้ทันทีผ่านโปรแกรม Google Calendar นี้
จัดการชีวิตด้วย Time Blocking โดยการสร้างตารางนัดหมาย (Event)
เราสามารถนำเทคนิคการทำ Time Blocking มาแทนที่เทคนิคจัดการชีวิตแบบ To-Do List ได้ เทคนิคนี้น่าสนใจตรงที่ เราสามารถจัดลำดับความสำคัญของงาน ว่างานไหนควรทำเป็นอันดับแรกของวัน ทำให้เราสามารถทำงานและใช้เวลามีประสิทธิภาพได้มากขึ้น
Time Blocking คือ การจัดตารางเวลาวางแผนของวันล่วงหน้าโดยจัดเป็นรายชั่วโมงเป็น แบ่งเป็นช่วงเวลาของงานที่รับผิดชอบ เมื่อเราใส่สิ่งที่เราวางแผนจะทำลงในแต่ละชั่วโมง ก็จะทำให้เราควบคุมเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด
ใน Google Calendar สามารถสร้างตารางนัดหมายล่วงหน้าได้ สามารถกำหนดวันแรกของสัปดาห์ได้ โดยค่าเริ่มต้นที่ตั้งมาคือวันอาทิตย์ ผมมักจะกำหนดวันเริ่มต้นในการทำงานคือวันจันทร์ และใช้เวลาประมาณสองชั่วโมงในเช้าวันอาทิตย์นั่งวางแผน ตารางของสองอาทิตย์ถัดไป
ในตารางรายวันเราจะเริ่มต้นโดยการใส่งานที่ยากที่สุด ที่ทำยาก หรือที่ไม่อยากทำลงไป เราเรียกงานแบบนี้ว่า Most Importance Task (MIT) เมื่อเราสามารถเคลียงานประเภทนี้ได้ จะทำให้งานอื่นๆในแต่ละวันจะผ่านไปได้อย่างสบาย งานประเภท MIT นี้เมื่อเราทำเสร็จ จะส่งผลต่องานในวันอื่นๆต่อไปด้วย งานที่เราทำเพื่อให้มีเวลามากขึ้นในวันต่อๆไป
จัดความสำคัญของงาน ด้วยสี
ข้อดีของ Google Calendar เราสามารถกำหนดสีของงานต่างๆหรือ Event นัดหมายที่เราใส่เข้าไปได้ด้วย เพื่อแบ่งประเภทของงาน ผมมักจะใช้สีเขียวเข้มในการใส่งานประเภทแก้ปัญหาหรืองานแบบMITนี้ ส่วนงานประเภทการจัดการ การทำบัญชี งานทั่วไป ผมมักจะใช้สีแดง สำหรับงานที่ต้องนัดหมาย นัดประชุมกับทีม หรือลูกค้าผมก็จะใส่สีม่วงเป็นการแบ่งประเภทของงานครับ
เวลาของครอบครัวผมจะใช้สีเหลืองกับลูก และใช้สีชมพูกับพ่อ-แม่ พี่น้อง และภรรยา การจัดเวลาให้ครอบครัว เป็นสิ่งจำเป็นต้องทำมาก เพราะเป็นหน้าที่ที่เราไม่สามารถให้ใครมาทำแทนได้คือ หน้าที่พ่อ-แม่ หน้าที่สามีภรรยา หรือ หน้าที่ของลูกที่ต้องดูแลพ่อแม่ เวลาเหล่านี้ผมจะจัดลงไปในตารางก่อนอย่างอื่น
เวลาส่วนตัวของตัวเองผมใช้สีฟ้า และเวลาในการนำไปเรียนรู้หรือ พัฒนาตัวเอง ผมจะใช้สีน้ำเงิน มนุษย์เราไม่ได้มีแค่ร่างกายครับ เรามีจิตใจ และจิตวิญญาณ เราจำเป็นต้องหาเวลาเพื่อพักบ้าง หากิจกรรมที่เราทำแล้วมีความสุข เพลิดเพลิน เป็นกิจกรรมสำหรับตัวเอง บางคนอาจจะเป็น การเล่นดนตรี งานศิลปะ งานทำสวน ทำความสะอาดบ้าน เล่นเกม ร้องเพลง ทำงานไม้ทำสวน ของผมจะเป็นการอ่านหนังสือที่ชอบครับ
การสร้าง Routine เปลี่ยนนิสัย ด้วยการสร้าง Goal
ฟังค์ชั่นนี้จะใช้งานได้บนมือถือเท่านั้น โดยจะมีปุ่มเพื่อตั้ง Goals เพิ่มเข้ามาให้ ใน Goal นี้ได้ออกแบบ กิจกรรมต่างๆที่เราอยากทำ อยากฝึกอย่างทำอย่างต่อเนื่อง Google จะมีเป้าหมายมาให้เราเลือกโดยแบ่งเป็น 5 ส่วนด้วยกัน และในแต่ละส่วนก็มีกิจกรรมย่อยที่เราสนใจเตรียมไว้ให้เรียบร้อย เรามาดูกันว่ามีประเภทของ Goal อะไรบ้าง
ออกกำลังกาย (Exercise) - กูเกิลพยายามให้เราเลือกเป็นสิ่งแรกในการจัดการ ก็จะมีการกิจกรรมการออกกำลังกายเริ่มต้นมาให้อย่างเช่น ออกกำลังกาย(Work Out) วิ่ง (Run) เดิน (Walk) เล่นโยคะ(Do Yoga) เราสามารถออกแบบกิจกรรมได้อีกในส่วน Custom ก็จะมีกิจกรรมอีกหลายอย่างปรากฏขึ้น ปีนเขา ปั่นจักรยาน ว่ายน้ำ เล่นเทนนิส เล่นแบดมินตัน เล่นเบสบอล เล่นบาสเก็ตบอล เตะบอล แม้กระทั่งการฝึกขยับใบหู
พัฒนาตัวเอง (Building a Skills) - ในส่วนนี้เป็นส่วนที่เราต้องอาศัยการฝึกฝน ก็จะมีการเรียนภาษาต่างประเทศ เรียนภาษาคอมพิวเตอร์ เรียนดนตรี หรือฝึกศิลปะ ในส่วน Custom ก็จะมี ฝึกถ่ายรูป ฝึกงานไม้ ร้องเพลง เรียนวิธีการถัก เรียนรู้การใช้โปรแกรม ฝึกทำอาหาร ฝึกขับรถ ฝึกขับเครื่องบิน
สร้างความสัมพันธ์ที่ดี (Spending Time with Family and Friends) - ความสัมพันธ์กับคนรอบข้างเป็นสิ่งที่จำเป็นและเป็นบ่อเกิดของความสุขของเราครับ ก็จะมีกิจกรรมพบปะกับเพื่อนฝูง ทานข้าวกับครอบครัว โทรหาแม่ โทรหาพ่อ ในส่วน Custom ก็จะมีให้เลือกอีกมาก วางแผนการหาคู่ ทานข้าวเย็นกับเพื่อนรัก กลับไปเยี่ยมพ่อแม่ปู่ย่าตายาย ทำบาบีคิว เล่นบอร์ดเกม Reunion ไปท่องเที่ยวกับครอบครัว แม้กระทั่งพาหมาออกไปเดินเล่น
เวลาส่วนตัว (Me Time) - การให้เวลากับตัวเองเป็นเคล็ดลับความสำเร็จของคนส่วนใหญ่ ในส่วนนี้ก็จะมีกิจกรรมอ่านหนังสือ ทำสมาธิ ทำงานอดิเรก ในส่วน Custom ก็จะมี ทำอาหาร จดบันทึกประจำวัน สวดมนต์ ดูหนัง นอนกลางวัน นวด นั่งบนสนามหญ้า พายเรือเล่น นอนเล่นบนเปลญวน หรือถ่ายเซลฟี่
จัดระเบียบชีวิต (Organizing Your Life) - การจัดระเบียบชีวิต ไม่ใช่เพียงแค่การทำตารางเวลา ยังมีกิจกรรมอื่นให้ทำในส่วนนี้อย่าง หาเวลาทำตารางชีวิต ทำความสะอาด ทำงานบ้าน ในส่วน Custom ก็จะมี ทำ To-Do-List ซื้อของชำ เรียน ซักผ้า วางแผนการเงิน วางแผนรายสัปดาห์ ลบอีเมล์ ทำความสะอาดบ้านตัวเอง
หลังจากที่เราเลือกกิจกรรมเสร็จแล้ว ก็จะไปกำหนดเวลาที่อยากทำ ในช่วงเช้า ช่วงบ่าย ตอนเย็น หรือให้กูเกิลหาเวลาที่ว่าง และใส่จำนวนครั้งต่อสัปดาห์ที่เราอยากจะทำในกิจกรรมนั้น หลังจากนั้น Google ก็จะไปหาเวลาที่ว่างของเราและสร้างตารางเอาไว้ให้ ข้อดีคือเมื่อเราทำกิจกรรมนั้นเสร็จเราสามารถคลิกปุ่ม Done ได้เลยแล้วทางหน้าจอจะแสดงผลการ Tracking กิจกรรมว่าทำกี่ครั้งต่อวันและก็จะเช็คกิจกรรมที่เราทำเสร็จทันที
ผมได้นำ Goal มาใช้เปลี่ยนนิสัยตัวเองหลายอย่าง ตั้งแต่การออกกำลังกาย การวิ่ง การนั่งสมาธิ การฝึก Coding การอ่านหนังสือ ไปจนถึงการฝึกงีบหลับตอนบ่าย(Taking a Nap)
Video Google Calendar - Goals
Reminder ตัวช่วยเตือนงานของเรา
การลงตารางนัดหมายช่วยให้จัดการชีวิตได้ดีขึ้น ส่วนการแจ้งเตือนช่วยให้เราไม่ลืมสิ่งที่สำคัญที่ต้องทำ กูเกิลได้ออกแบบตัวช่วยเตือน (Reminder) เพื่อทำงานควบคู่กับการลงตารางนัดหมาย การใช้ Reminder จะคล้ายกับการสร้างสิ่งที่ต้องทำ (To do list) และช่วยเตือนเราในการลงมือทำกิจกรรมที่สำคัญ ยกตัวอย่าง ต้องซื้อของบางอย่าง ต้องโทรหาคนบางคน
Reminder ที่ถูกสร้างไว้จะไม่หายไปไหน จะหายไปก็ต่อเมื่อเราได้ทำสิ่งนั้นไปแล้ว แตกต่างจากการลงตารางนัดหมายที่เวลาผ่านไปก็จะหายไป เราสามารถสร้าง Reminder ได้ง่ายโดยไปกดที่ปุ่ม Reminder แล้วพิมพ์กิจกรรมที่ต้องการเตือนลงไปหรือ จะใช้คำสั่งเสียงผ่าน Google Assiatance ก็ทำได้ง่าย บนมือถือของเราครับ
ผมใช้ Reminder ในการช่วยจำสิ่งที่สำคัญที่ไม่สามารถลงบันทึกตารางได้ส่วนใหญ่จะเป็นการใช้เพื่อเตือนการโทรหาคนบางคน หรือสิ่งที่ต้องแจ้งให้คนอื่นทราบ อย่างบอกพ่อว่าอย่าลืมทานยา หรือ เตือนตัวเองให้ซื้อหนังสือเล่มโปรดเป็นต้นครับ
Video Google Calendar - Reminder
Google Calendar แอพเล็กๆที่อยากให้ทุกคนใช้งานกัน ทั้งฟรีและมีประโยชน์ สามารถเชื่อมต่อได้ทุกแพลตฟอร์ม ทำให้เราไม่พลาดตารางนัดที่สำคัญ เวลาเป็นสิ่งจำเป็นของทุกคน เคารพเวลาตัวเอง และเคารพเวลาของคนอื่นด้วย
เทคนิคเล็กน้อยตอนสร้างตารางนัดหมาย ให้รวมเวลาเดินทางเข้าไปด้วย ถ้าคุณต้องทำนัดหมาย กับคนอื่นนอกสถานที่ ยิ่งถ้าเราอยู่ในเมืองที่การจราจรหนาแน่นอย่างนี้ ใส่เวลาเพิ่มเข้าไปในตารางนัดเลยครับ จะทำให้คุณพร้อม ควรเผื่อเวลาไปถึงก่อนอย่างน้อย 15 นาทีเพื่อความเป็นมืออาชีพนะครับ ขอขอบคุณทุกท่านที่อ่านมาถึงบรรทัดนี้ แล้วเจอกันใหม่ในบทความหน้าครับ
สามารถฟัง Noonnum Podcast EP ตอน Google Calendar EP32 กันได้ ฝากกดติดตามด้วยนะครับ