เวลาผ่านไปเร็วเหลือเกิน ช่วงพีคของปีนี้ควรจะเป็นฤดูทำยอดขายกันแต่ปีนี้ทุกอย่างหยุดเดิน เนื่องจากสถานการณ์ไวรัสระบาด หลายๆกิจการคงจะต้องรีบปรับแผนกันยกใหญ่ การประเมินผลงานปีนี้จะทำอย่างไร ก็พนักงาน Work From Home กันหมด กิจกรรมต่างๆที่เคยเกิดขึ้นที่ออฟฟิศเปลี่ยนเป็นออนไลน์แทน การประเมินการทำงานของทีมงานแต่ละตำแหน่ง แต่ละแผนก โดยปกติหัวหน้าแต่ละแผนกก็จะมาเช็คและตรวจสอบ กันว่าทำได้ตามเป้าที่วางไว้กันหรือไม่ หัวหน้างานก็จะเริ่มเรียกทีมงาน เข้าไปคุยและนำผลการประเมินมาตรวจสอบกัน แต่ด้วยสภานการณ์นี้ทุกอย่างต้องปรับหมด
หลายบริษัทใช้การประเมินผลแบบ KPI (Key Performance Indicator)เพื่อมาเป็นตัวเช็ค พนักงานหลายคนเวลากล่าวถึงตัววัดKPI ก็รู้สึกขยาด เพราะมันดันผูกกับเงินเดือนหรือโบนัส หลายคนทำตามเป้าไม่ได้ แต่ล่ะแผนกในบริษัทเดียวกัน ตัววัด KPI เป้าก็ต่างกัน ไม่เชื่อมกันเหมือนอยู่คนละเกาะ คนละประเทศ ยกตัวอย่างเป้าของฝ่ายขาย ก็เน้นยอดขาย เป้าของฝั่งคลังสินค้า ก็สั่งของเข้ามาเพื่อเติมคลังให้เต็ม ให้ใช้พื้นที่คลังให้ดี ไม่ได้มีเป้าร่วมกับฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชีและการเงินก็คอยแต่จะคุมงบประมาณ คอยคุมงบบีบให้ฝ่ายการตลาด จัดการตัวเลขที่คาดหวังเพื่อจะได้ทำงบให้ดูดี ฝ่ายการตลาด ก็ทำตลาดไปโดยไม่ได้ วางแผนกับฝ่ายขาย ว่าจะเน้นสินค้าและบริการ ให้กับลูกค้ากลุ่มไหน คนไหน เพราะ KPI ของตัวเองคือต้องทำการตลาดเพื่อเข้าถึงลูกค้าให้มากที่สุด ซึ่งเอาแน่เอานอนไม่ได้ ปัญหาทั้งหมดเกิดจากตัววัด KPI ที่ไม่เชื่อมกัน
ในกรณีที่เจอสภาพธุรกิจช่วง LockDown ของปีนี้หน้าร้านในห้างใหญ่ยอดขายเท่ากับศูนย์ สินค้านอกเหนือจากปัจจัยสี่ยอด จะตกลง แล้วKPI ที่วางกันต้นปีเราจะปรับกันทันอย่างไรนี้ก็ผ่านช่วง Peak ของ Q1 มาแล้ว
สำหรับกรณีของธุรกิจขนาดกลาง และขนาดเล็ก แผนที่วางไว้ช่วงปีใหม่ อาจจะปรับกลยุทธ์ไม่ทัน ปรับตัวไม่ทัน และพนักงานในร้านตอนนี้ก็ไม่สามารถทำงานหน้าร้านได้ ในกิจการตอนนี้เราต้องใช้ตัววัดที่ค่อนข้างยืดหยุ่นและเน้นความท้าทายแบบใหม่ เครื่องมือที่คอยกระตุ้นโดยไม่ได้ โฟกัสด้วยตัวเงินเพียงอย่างเดียว ทั้งหมดนี้ OKR ที่ผมจะเล่าให้ฟัง สามารถเข้ามาช่วยการทำงานให้สอดคล้อง สามารถตรวจสอบได้เร็ว ง่ายในการเข้าใจ ยืดหยุ่น สร้างความสัมพันธ์ระหว่างทีม สร้างความท้าทาย และมีตัววัดที่ชัดเจน ถึงแม้ว่าจะนั่งทำงานอยู่ที่บ้านกันก็ตาม
Object Key Result หรือเราเรียกสั้นๆว่า "OKR" ซึ่งบริษัทชั้นนำที่ประสบความสำเร็จในระดับโลกนำมาใช้กัน จุดกำเนิดจริงๆมาจากบริษัท Intel ในปัจุบันกูเกิลนำมาขับเคลื่อนบริษัททำให้เราได้ใช้เทคโนโลยีต่างๆ อย่าง Gmail,Goole Map,Google Doc,Drive โปรดักส์ต่างๆของกูเกิลที่เราใช้งานกันเป็นผลลัพธ์ OKR ทั้งสิ้น ไม่จำกัดแค่บริษัทใหญ่ๆเท่านั้น ธูรกิจเล็กๆ ก็สามารถนำประสิทธิภาพของ OKR มาใช้ได้อย่างเกิดประโยชน์
ข้อดีของการนำ OKR มาใช้ก็คือ
มีการวัดผลกันทั้งปี เนื่องจากต้องตรวจสอบเป็นรายQuarter ไม่ได้มาวัดผลกันทีเดียวตอนสิ้นปี
ช่วยจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายได้อย่างยอดเยี่ยมและไม่ซับซ้อน
การวางเป้าหมายแต่ละทีมต้องสอดคล้องกับทีมอื่นในบริษัทด้วย เช่น เป้าหมายของฝ่ายขาย จะต้องสอดคล้องกับเป้าหมายของฝ่ายบัญชี และทั้งสองก็ต้องสอดคล้องกับเป้าหมายบริษัท
มีการตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย โดยทีมงานหรือพนักงานเป็นคนตั้งเป้าหมายเอง ส่งผลให้การทำงานรู้สึกถึงแรงกระตุ้นมาจากตัวพนักงานเอง ไม่ได้ถูกตั้งเป้าจากเจ้าของหรือหัวหน้าลงมา
ทำให้ทั้งบริษัท ทุกคนในกิจการเห็นภาพเดียวกัน และรู้เลยว่าใครกำลังทำเป้าหมายอะไรอยู่
เป้าหมายถูกกำหนดจากตัวพนักงานเองขึ้นมา ไม่ได้ถูกกำหนดจากหัวหน้าลงไป ทำให้ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมเกิดขึ้น
OKR’s องค์ประกอบหลักแบ่งออกได้เป็นสองส่วน คือ Object หรือเป้าหมายหลักของธุรกิจ เป็นเป้าหมายที่ยากและท้าทายมากๆ ไม่ควรเป็นเป้าหมายที่เพิ่มขึ้นเล็กน้อยเท่านั้น เป็นการตอบคำถามว่า “อะไร” ต้องท้าทายแต่เป็นจริงได้ ต้องชัดเจน ไม่คลุมเครือ ส่วน KR(Key Results) ผลลัพธ์หลักในการบอกว่าได้ถึงเป้าหมายแล้ว หรือ เป็นตัววัดว่าเราได้ทำเป้าหมายสำเร็จ เป็นการตอบคำถามว่า “อย่างไร” ต้องเป็นการเขียนถึงผลลัพธ์ไม่ใช่กิจกรรมว่าจะทำอะไร ต้องมีหลักฐานแสดงตวามสำเร็จ เชื่อถือได้ และเข้าถึงได้ง่าย
OKRs แบ่งออกเป็นสองประเภท คือ OKRs ที่ต้องทำ และOKRs ที่อยากทำ
OKRs ที่ต้องทำ (Committed OKRs) คือ สิ่งที่เราตกลงร่วมกันว่าจะต้องทำให้สำเร็จ ทำให้เสร็จ และต้องมีความมุ่งมั่นอยากทำให้สำเร็จ แม้จะต้องปรับเปลี่ยนวิธีการต่างๆ เพื่อให้ไปถึงเป้าหมายนี้ได้ก็ตาม OKRs ที่ต้องทำนี้ ต้องได้คะแนนเต็ม1.0(ระบุคะแนนตอนประเมินค่าตั้งแต่0-1) ถ้าได้คะแนนน้อยกว่า 1.0 นั้นจะต้องมีคำอธิบายถึงสาเหตุ คะแนนที่หายไปแสดงถึงข้อผิดพลาด
OKRs ที่อยากทำ(Aspiration OKRs) คือ จะเป็นความท้าทายที่ยากมากๆ เป็นการสร้างคุณค่าใหม่ๆต่อโลกใบนี้ จะแสดงออกให้เห็นว่าเราอยากให้โลกนี้เห็นอะไรจากเรา แม้ว่าจะเป็นการท้าทายอย่างมากในการทำสำเร็จ คะแนนควดหวังจะประมาณ 0.7 เท่านั้นเพราะมันมีตัวแปรที่มีโอกาสเปลี่ยนแปลงสูงมาก
ทำไม OKR ถึงไม่ควรนำมาวัดผลเป็นตัวเงิน
เมื่อเราได้ทำงานตามเป้าหมายเสร็จหรือเปล่า เวลาที่วางไว้เป็นส่วนสำคัญ เมื่อหมดเวลา เราก็จะมาดูเป้าหมาย OKR กันว่าเป้าแต่ละตัวทำได้ถึงไหน บางตัวสำเร็จ บางตัวได้ไม่ถึง หรือบางตัวไปไม่รอด(เราจะใช้สีในการแบ่ง เขียว เหลือง และแดงในการประเมิน) ตัวที่สำคัญที่สุด ไม่ใช่ตัวที่ทำสำเร็จหรือได้สีเขียว แต่เป็นตัวสีแดงที่ล้มเหลวมากกว่า ซึ่งการล้มเหลวในแต่ละครั้ง จะมาดูกันว่า อะไรคือสาเหตุ อะไรคืออุปสรรค ทำให้เราได้เรียนรู้ในการปรับแก้ไข การกำหนดเป้าหมายทุกสามเดือนทำให้มีเวลาที่จะกลับมารีวิว ปัญหาและอุปสรรค จะได้นำไปปรับแก้ ปรับแผนทัน ดังนั้น ถ้าเรานำ OKR มาใช้ในการประเมินความสามารถในการทำงานของบุคคล ยิ่งผูกกับตัวเงิน ก็จะส่งผลให้ทีมงานทำงานกันแบบ ไม่เต็มที่ เพลย์เซฟไม่บุก หรือบางที่อาจจะกำหนดเป้าหมายที่ต่ำเกินไป
การกำหนดเป้าหมายควรจะเริ่มต้นจาก ฝ่ายบริหาร และนำเป้าหมายนั้น ไปบอกหัวหน้าแผนก แต่ละแผนกก็นำเป้านั้นมากำหนดเป้าหมายของทีม หรือรายบุคคลได้ทันที โดยให้เป้าหมายแต่ละคนสอดคล้องกัน เป้าหมายที่ดีควรชัดเจน ทั้งการเขียน ไม่ควรมีตัวเลขเป็นตัวกำกับ ส่วนผลลัพธ์หลักต่างหาก ที่ควรจะกำหนดตัวเลขสำหรับตัววัดลงไป และการตั้งเป้าหมายควรจะทำงานเป็นร่วมกันระหว่างแผนก เพราะเป้าหมายแผนกหนึ่งจะส่งผลต่อเป้าหมายของแผนกอื่นๆด้วย เมื่อมีเป้าหมายหลายบุคคลแล้วคุณจะทำงานที่ออฟฟิศหรือที่บ้านก็ไม่สำคัญขอให้งานออกมาดีที่สุดก็แล้วกัน
เมื่อเรามีเป้าหมายที่ท้าทาย ชัดเจน โปร่งใส และทุกคนในบริษัทสามารถเห็นได้ทั้งหมด ทุกคนจะทำงานได้สนุกขึ้น และขับเคลื่อนกันไปด้วยความเร็ว แต่สิ่งที่จะเป็นอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการทำ OKR ไม่สำเร็จก็คือ การสื่อสารกันระหว่าง หัวหน้าลูกน้อง หรือ ระหว่างแผนก รวมถึงระหว่างพนักงานแต่ละคนในทีมด้วย แต่ไม่ต้องห่วงเรามีเครื่องมือที่นำมาใช้งานควบคู่กับ OKR นั้นก็คือ CFR ครั้งหน้าจะมาเล่าให้ฟังกันอีกทีครับ
NOONNUM | MAKE YOU BETTER
ทีมหนุนนำ ช่วยยกระดับให้ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางทุกบริษัท มีความรู้ ความเข้าใจ เพื่อยกระดับ และต่อยอด เพื่อเป็นผู้นำในโลกธุรกิจออนไลน์ เรามีบริการทางดิจิตอลออนไลน์ การสร้างเว็บไซต์ ทำการตลาดดิจิตอลออนไลน์ รวมถึงการฝึกจัดอบรมทีมงานให้แข่งแกร่งขึ้น เรามีทีมออกแบบกราฟฟิค ออกแบบเสียงดนตรี และทีมสำหรับทำวีดีโอโปรโมทเพื่อการตลาด เราจะผ่านสถานการณ์นี้ไปด้วยกันครับ เป็นกำลังใจให้ครับ
ติดต่อทีมหนุนนำ คลิ๊กที่นี้เพื่อทำการนัดหมายทางออนไลน์
หรือสามารถติดต่อผ่าน Line OA : @noonnum