ในช่วงหนึ่งปีที่ผ่านมา ผมพยายามหาวิธีในการเพิ่มเวลาภายในหนึ่งวันให้มากขึ้น ผมได้ลองหาวิธีและเทคนิคต่างๆนาๆมาทดลอง ไม่ว่าจะเป็นใช้การแบ่งเวลาเป็นช่วงๆ การวางแผนสิ่งที่ต้องทำต่างๆในแต่ละวัน การจัดความสำคัญในงานแต่ละงาน หรือ การหาเทคโนโลยีเข้ามาจัดการ เพื่อให้ใช้เวลาในหนึ่งวันให้ได้คุ้มค่ามากที่สุด แต่สุดท้ายก็ยังทำไม่ได้อยู่ดี หรือว่า เทคนิคที่พวกเรานำมาใช้นั้น ไม่ใช่ทางออกของการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ มีหลายเหตุการณ์ที่เมื่อเราได้วางแผนแล้วปรากฏว่าเมื่อเวลานั้นมาถึง ลูกน้อยอายุ 5 ขวบของเราเดินเข้ามาหา มองเราด้วยสายตาอ้อนวอนและบอกเชิงบังคับกับเราว่า “วันนี้พ่อไม่ต้องทำงานได้มั้ย ช่วยอยู่เล่นกับหนูหน่อย”
เวลาไม่ใช่เรื่องที่จะใช้มุมมองด้วยเหตุผล มองมันได้ด้านเดียว เรามักจะใช้อารมณ์ความรู้สึกของเรามอง ว่าในช่วงเวลานั้น เราจะเลือกทำอะไร
โชคดีผมได้มีโอกาสฟังการบรรยาย Ted Talk ของ Rory Vaden นักเขียนชื่อดังที่ได้เขียนหนังสือเรื่อง Procrastinate on Purpose หรือ การผลัดวันประกันพรุ่งแบบตั้งใจจะผลัด การบรรยายนี้ได้เปิดมุมมองบางอย่างให้ผมได้เห็นว่า คนส่วนใหญ่พยายามจัดการเวลา ด้วยเทคนิคต่างๆที่ผมกล่าวมาแล้วมากมาย แต่ทำไมมันถึงไม่ได้ผลหล่ะ คนส่วนใหญ่มักจะตั้งคำถามในการจัดลำดับความสำคัญของงานว่า “งานอะไรที่สำคัญที่สุดที่จะต้องทำภายในวันนี้บ้าง?” คุณ Vaden แนะนำว่าควรตั้งคำถามใหม่ว่า “งานสำคัญที่สุดที่เราควรทำในวันนี้ที่จะส่งผลให้พรุ่งนี้ใช้เวลาได้ดีขึ้นบ้าง” เขาได้เรียกแนวคิดนี้ว่า “time multipliers” หรือ แนวคิดการคูณเวลา
วันนี้เราควรใช้เวลาอย่างไรหล่ะ เพื่อพรุ่งนี้จะได้มีเวลาว่างมากขึ้น ยกตัวอย่าง กิจกรรมบางอย่างที่ทำให้เราเห็นภาพชัดๆ อย่างการตั้งเวลาการหักเงินอัติโนมัติเพื่อจ่ายเงินค่าไฟ ค่าน้ำ หรือค่าโทรศัพท์รายเดือน เป็นต้น เราควรให้ความสำคัญกับการตั้งคำถาม ในกิจกรรมที่เราเตรียมวางแผนที่ก่อนที่จะทำงานนั้น ดังนี้ครับ
คำถามที่แรก เราสามารถปฎิเสธหรือไม่ทำงานนี้ได้หรือไม่?
สิ่งที่ยากสำหรับพวกเรา นั้นคือการที่จะพูดคำว่า “ไม่” หรือเปล่าครับ? เพราะเรามักจะรับปากทุกคนหรือคนรอบๆตัวของเรา ว่าเราจะทำงานบางอย่างให้พวกเขา เช่น เข้าประชุมที่ไม่เกี่ยวกับเรา แก้ปัญหาที่เราไม่ได้สร้างขึ้น หรือช่วยไปแทนพวกเขาในงานปาร์ตี้ต่างๆหน่อย ความจริงก็คือ ถ้าวันนี้เราเลือกปฏิเสธคำเชิญบางอย่าง มันจะส่งผลให้วันพรุ่งนี้เรามีเวลามากขึ้นครับ เรามัวแต่กังวลกันว่า จะทำให้คนที่เชิญเขารู้สึกเสียใจ เขาตั้งใจชวนเราแล้ว แต่ถ้างานนั้นไม่ได้เป็นงานที่สำคัญของเราเลยหล่ะครับ เราอาจจะต้องพยายามมองอีกมุมคือ ถ้าเราตอบตกลงว่าจะทำอะไรบางอย่างบางที่ไม่สำคัญ เราจะเสียโอกาสที่จะทำสิ่งอื่นที่สำคัญกว่า อย่างการทำหน้าเป็นพ่อ-แม่ของลูกก็ได้
คำถามที่สอง ถ้าเราไม่สามารถกำจัดงานนี้ได้ เราสามารถจัดการงานนี้แบบใช้วิธีอัติโนมัติได้มั้ย?
กรณีที่ยกตัวอย่างการตั้งเวลาจ่ายเงิน สำหรับค่าใช้จ่ายปกติ ก็เป็นวิธีอัติโนมัติแบบหนึ่ง การต้องไปซื้อของใช้ที่ทุกเดือนต้องซื้ออยู่แล้วเช่น อาหารหมา อาหารแมว หรือข้าวของที่จะต้องซื้อเข้าบ้าน เราสามารถใช้บริการสั่งซื้อล่วงหน้าหรือสั่งซื้อออนไลน์ในวันนี้ แล้วให้มาส่งในวันหลังได้มั้ย เพื่อให้เรามีเวลาเพิ่มขึ้นในวันพรุ่งนี้ หรือกิจกรรมที่สามเดือนหรือ หกเดือนทำทีอย่าง การวางแผนตัดผมและไปหาหมอฟัน อาจจะนัดในวันเดียวกันได้เลย
คำถามที่สาม เราสามารถมอบหมายงานนี้ให้ใครทำแทน หรือสอนเขาให้ทำแทนได้มั้ย?
งานที่เราสามารถมอบหมายนั้นเป็นงาน ที่ไม่สำคัญกับเรามาก เราอาจจะมอบหมายให้ทีมทำแทน โดยเราแนะนำการทำ และเช็คอัพเป็นครั้งคราวเพื่อรีวิวทิศทางกัน โดยไม่พยายามไปก้าวก่ายวิธีการมาก งานบางอย่างที่เราไม่ถนัดเราอาจจะใช้เวลา 4 ชั่วโมง แต่ถ้าเป็นคนที่เขาถนัด เขาอาจจะใช้เวลาแค่ 30 นาทีก็ได้ครับ
หน้าที่เดียวในโลกนี้ที่เราไม่สามารถให้ใครทำแทนได้เลยคือ หน้าที่การเป็นพ่อ-แม่ เราไม่สามารถ ให้พี่เลี้ยง หรือปู่ยา ตา ยาย ทำแทนคนที่เป็นพ่อแม่จริงๆได้ หรือ หน้าที่ของลูกที่ต้องดูแลพ่อแม่ที่แก่เฒ่า ก็เช่นเดียวกัน ใครจะอุ่นใจ ถ้ามีลูกแท้ๆดูแลอยู่ใกล้ๆตอนไม่สบาย หรือตอนเจ็บป่วย
คำถามสุดท้าย เราควรจะทำงานนี้ตอนนี้เลยหรือไม่ หรือเราสามารถทำมันทีหลังได้?
คุณ Vaden เอาคำถามนี้มาตั้งชื่อหนังสือว่า "งานที่เราสามารถผลัดมันได้ แบบตั้งใจผลัด" (Procrastinate on Purpose) มันมีความแตกต่างกันระหว่าง คำว่า”ผลัดวันประกันพรุ่งในงานหนึ่งๆที่เรารู้ว่าต้องทำมัน แล้วไม่ทำ” กับคำว่า “ตั้งใจที่จะผลัดวัน ถ้าเรามองว่างานนี้ ยังไม่ควรทำตอนนี้” ถ้าเราเลือกไม่ทำตอนนี้ เราก็ถามคำถามตั้งแต่ข้อหนึ่งซ้ำว่า งานนี้จะผลัดนี้ไม่ทำได้มั้ย? > ถ้าไม่ทำมีวิธีหรือเทคนิคช่วยได้มั้ย? > ให้ใครทำแทนได้มั้ย? > ถึงเวลาทำมันหรือยัง?
หลังจากที่เรารู้แล้ว เราควรทำอย่างไรในการจัดลำดับความสำคัญในงานที่เราจะทำนั้น โดยการถามคำถามทั้งสี่ข้อ โดยมีเป้าหมายคือ เพิ่มเวลาว่างในวันพรุ่งนี้ให้มากขึ้น เดี๋ยวผมจะลองนำคำถามทั้งสี่ไปลองจัดการกับงานของตัวเองดู แล้ว จะกลับมาเล่ารีวิวให้ฟังนะครับ ตอนนี้ขอไปใช้เวลาที่ไม่สามารถมอบหมายให้ใครทำได้กับลูกก่อนนะครับ
สามารถฟังเนื้อหาได้ที่ Noonnum Podcast EP.114 บน Spotify: